Özel kurum dosyaları, kurum içerisindeki belirli bir alana hitap eden dosyalardır. Genellikle tek bir işlev için kullanılırlar. Yardım dosyaları, gelir -gider takip, maaş takibi gibi işlemleri arşivleme amaçla kullanılmaktadır. Özel kurum dosyaları farklı renk ve desenlerde özel tasarım olarak üretilmektedir. Kurum içinde sık sık kullanıldığı için arşivleme ömrü oldukça uzundur. Uzun yıllar boyunca uygun koşullarda evrak saklamaya müsaittir. Rafların boyutlarına göre imal edilebilir. Önemli evrakların korunmasında oldukça etkili bir yöntemdir.